Les Traitements mis en œuvre par Magnetis à partir des Données des Personnes Concernées sont présentés dans les tableaux suivants.
Politique de confidentialité Magnétis
1. Préambule et objet
Magnetis, dans le cadre de la gestion de son site internet accessible à l’adresse https://www.magnetis.fr/ (le « Site »), traite les données à caractère personnel des utilisateurs du Site (les « Personnes Concernées »).
Magnetis s’engage à traiter les données à caractère personnel des Personnes Concernées en conformité avec la règlementation applicable, soit à date le Règlement n°2016/679 (UE) du 27 avril 2016 dit règlement général sur la protection des données (« RGPD »), la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 dans sa version actualisée (« LIL ») (ensemble, la « Règlementation applicable »).
À ce titre, Magnetis s’engage à respecter son obligation de transparence et d’information vis-à-vis des Personnes Concernées en mettant à leur disposition la présente politique de confidentialité, qui a pour objet de les informer sur les caractéristiques des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par Magnetis dans le cadre de l’utilisation du Site, et sur les droits dont ils sont investis à ce titre.
2. Définitions
Les termes commençant par une majuscule sont soit définis aux présentes, soit ont le sens qui leur est donné par la Règlementation applicable, et notamment le RGPD, tels que notamment les termes « Données à caractère personnel », « Traitement », « Personnes concernées », « Responsable de traitement », « Sous-traitant », « Destinataire » ou encore « Violation de données ».
3. Identité du responsable de traitement
Finésime SARL, exerçant ses activités sous le nom Magnetis, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 529 713 869, dont le siège social est situé 47 rue de Bitche 92400 Courbevoie, agit en qualité de Responsable de traitement s’agissant des traitements des données des Personnes Concernées mis en œuvre dans le cadre de l’utilisation du Site.
4. Caractéristiques des traitements
4.1 Formulaire de contact
Finalité du traitement
Permettre aux Personnes Concernées de contacter Magnetis sur divers sujets relatifs à l’entreprise et aux prestations réalisées
Base juridique du traitement
Intérêt légitime de Magnetis à faciliter la prise de contact, la communication et le cas échéant l’entrée en relations commerciales, d’autant plus que la Personne Concernée s’attend nécessairement à ce que ses Données à caractère personnel soient traitées à cette fin lorsqu’elle remplit le formulaire de contact.
Catégorie de Données à caractère personnel
- données de contact (adresse email professionnelle)
- données relatives à la profession exercée (entreprise)
- données de connexion (traces, logs)
toute autre donnée susceptible d’être communiquée par la Personne Concernée dans son message
Durée du traitement
- Les données à caractère personnel relatives aux Personnes Concernées prospects sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter du dernier contact avec la Personne Concernée
- Les données à caractère personnel relatives aux Personnes Concernées clientes sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale
4.2 Messagerie du site
Finalité du traitement
Fournir des informations aux Personnes Concernées sur les services fournis par Magnetis
Base juridique du traitement
Intérêt légitime de Magnetis à faciliter la prise de contact, la communication et le cas échéant l’entrée en relations commerciales, d’autant plus que la Personne Concernée s’attend nécessairement à ce que ses Données à caractère personnel soient traitées à cette fin lorsqu’elle remplit le formulaire de contact.
Catégorie de Données à caractère personnel
- données relatives à l’identité
- données de contact
- données de connexion (traces, logs)
- données relatives à un compte Utilisateur
- toute autre donnée susceptible d’être communiquée par la Personne Concernée lors de l’échange
Durée du traitement
- Les données à caractère personnel relatives aux Personnes Concernées prospects sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter du dernier contact avec la Personne Concernée
- Les données à caractère personnel relatives aux Personnes Concernées clientes sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale
4.3 Formulaire pour réaliser une démo
Finalité du traitement
Réaliser une démo de la plateforme Magnetis
Base juridique du traitement
Intérêt légitime de Magnetis à faciliter la prise de contact, la communication, la réalisation d’une démonstration et le cas échéant l’entrée en relations commerciales, d’autant plus que la Personne Concernée s’attend nécessairement à ce que ses Données à caractère personnel soient traitées à cette fin lorsqu’elle remplit le formulaire de contact.
Catégorie de Données à caractère personnel
- Données de contact (adresse email professionnelle)
Durée du traitement
- Les données à caractère personnel relatives aux Personnes Concernées prospects sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter du dernier contact avec la Personne Concernée
- Les données à caractère personnel relatives aux Personnes Concernées clientes sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale
4.4 Formulaire de téléchargement de documentations
Finalité du traitement
Envoi de documentation sur la plateforme et les services proposés par Magnetis, et notamment les grilles tarifaires
Base juridique du traitement
Intérêt légitime de Magnetis à envoyer de la documentation sur sa plateforme de call-tracking et sur les services proposés par Magnetis, faciliter la prise de contact, et le cas échéant l’entrée en relations commerciales.
Catégorie de Données à caractère personnel
- Données de contact (adresse email professionnelle)
Durée du traitement
- Les données à caractère personnel relatives aux Personnes Concernées prospects sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter du dernier contact avec la Personne Concernée
- Les données à caractère personnel relatives aux Personnes Concernées clientes sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale
4.5 Création de compte en ligne
Finalité du traitement
Créer un compte en ligne pour les clients de Magnetis afin d’accéder à la plateforme proposée
Base juridique du traitement
Intérêt légitime de Magnetis pour lui permettre de créer un compte en ligne sur demande du client.
Catégorie de Données à caractère personnel
- données de contact (adresse email professionnelle)
- données relatives à la profession exercée (entreprise)
- données de connexion (traces, logs)
Durée du traitement
- Les données à caractère personnel relatives aux Personnes Concernées prospects sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter du dernier contact avec la Personne Concernée
- Les données à caractère personnel relatives aux Personnes Concernées clientes sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale
4.6 Gestion des cookies et autres traceurs
Finalité du traitement
- Mesures d’audience, de performance et réalisation d’états statistiques / publicité ciblée
- Enregistrer les choix de la Personne concernée relatifs aux cookies déposés sur le Site
- Personnalisation de l’interface utilisateur (pour le choix de la langue ou de la présentation d’un service)
Base juridique du traitement
Intérêt légitime de Magnetis pour les cookies essentiels au bon fonctionnement du Site et consentement des Personnes concernées pour les cookies non essentiels (marketing, publicité, mesure d’audience et de performance)
Catégorie de Données à caractère personnel
- Données des cookies du navigateur Internet : identifiants des cookies, heure / date, services / produits choisis, consentement et types de cookies approuvés ;
- Données du périphérique : type de périphérique, résolution de l’écran, version du système d’exploitation, noyau de rendu du navigateur, sa version et ses paramètres de base ;
- Données du journal : heure et durée d’utilisation du Site et données de la recherche ;
- Données de localisation : données relatives à votre pays d’accès telles qu’indiquées par votre périphérique ;
- Données comportementales : données relatives à votre utilisation du Site que nous pouvons traiter si vous visitez ou utilisez des sites tiers ou des applications pour coopérer avec nous, et données relatives à la manière dont vous participez au contenu du Site (telles que les pages visitées, si vous venez d’une campagne marketing, clics sur les touches, etc.).
Durée du traitement
Données de connexion :
- 1 an à compter de la collecte
- Cookies : maximum 25 mois
4.7 Gestion des éventuels litiges, contentieux et précontentieux
Finalité du traitement
- Ménagement de preuves dans le cadre d’un éventuel litige
- Gestion des échanges dans le cadre d’un éventuel litige
- Rédaction des documents nécessaires en cas de contentieux ou précontentieux.
Base juridique du traitement
Intérêt légitime de Magnetis à organiser sa défense dans le cadre d’un contentieux en se ménageant des preuves et en rédigeant toute la documentation nécessaire, qui devra nécessairement faire figurer certaines Données à caractère personnel de la Personne Concernée. Cet intérêt légitime est mis en balance avec les droits et libertés de la personne Concernée, qui dispose pour sa part de son droit à exercer sa défense dans le cadre du litige.
Catégorie de Données à caractère personnel
- L’ensemble des Données susmentionnées dès lors qu’elles s’avèrent nécessaires à la gestion du litige.
Durée du traitement
Conservation pendant toute la durée du litige et jusqu’à (i) signature du protocole d’accord transactionnel (précontentieux) ou (ii) épuisement des voies de recours (contentieux).
5. Destinataires des données à caractère personnel
Magnetis est susceptible de communiquer les Données à caractère personnel des Personnes Concernées à des Destinataires autorisés et soumis à une obligation appropriée de confidentialité, qui peuvent être internes ou externes selon les cas :
- Les destinataires internes sont tous les membres du personnel de Magnetis dont les attributions, fonctions et missions justifient qu’ils traitent les Données à caractère personnel des Personnes Concernées (e.g. service marketing, service relation client et prospect) pour les seules finalités prévues par la présente Politique de confidentialité et dans le cadre des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par Magnetis pour préserver la confidentialité et la sécurité des Données à caractère personnel détaillées ci-après ;
- Les destinataires externes sont quant à eux :
- Les prestataires de services ou Sous-traitants auxquels Magnetis est susceptible de recourir dans le cadre des Traitements (e.g. prestataire d’hébergement) ;
- Les entités chargées du conseil, de l’audit et du contrôle financier de Magnetis (commissaire aux comptes, avocat) ;
- Les autorités administratives ou judiciaires dans le cadre de leurs attributions ;
- En cas de projet de levée de fonds, d’acquisition ou de cession d’une activité ou d’actifs de Magnetis par quelque moyen que ce soit y compris par cession de l’entreprise exerçant cette activité ou possédant ces actifs, le ou les acquéreurs potentiels et leurs conseils dans le cadre d’un audit précédent l’opération. En cas d’acquisition par un tiers, les Données à caractère personnel des Personnes concernées pourront faire partie des actifs transférés et seront à ce titre traitées par l’acquéreur qui agira en qualité de nouveau Responsable de traitement en vertu de sa propre politique de confidentialité.
6. Cookies et autres traceurs
Lors de la consultation du Site, des informations relatives à la navigation du terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) peuvent être enregistrées dans des fichiers texte appelés « cookies », installés sur le navigateur de la Personne concernée. Les cookies vont être utilisés pour reconnaître le navigateur pendant la durée de validité du cookie concerné et vont renvoyer au Site certaines informations (par exemple le choix d’une langue).
Seul l’émetteur du cookie concerné est susceptible de lire ou de modifier les informations qui y sont contenues.
Il existe différents types de cookies :
- des cookies de session, qui disparaissent dès que la Personne concernée quitte le Site ;
- des cookies permanents, qui demeurent sur le terminal de la Personne concernée jusqu’à expiration de leur durée de vie ou jusqu’à ce que la Personne concernée les supprime à l’aide des fonctionnalités de son navigateur Internet.
Par ailleurs, il convient de différencier les cookies « strictement nécessaires » au bon fonctionnement du Site et pour lesquels le consentement n’est pas requis, des cookies « non strictement nécessaires » pour lesquels le consentement est requis.
6.1 Cookies utilisés par notre site
Les cookies utilisés sur le Site sont :
- Les cookies de Magnetis ;
- Des cookies déposés par des partenaires pour le compte de Magnetis (sous-traitants) ;
- Des cookies de sociétés tierces, responsables de traitement, que Magnetis a limitativement choisis dans le but d’atteindre des objectifs déterminés.
6.2 Consentement
Cookies utilisés à des fins strictement nécessaires. Conformément à la Règlementation applicable, Magnetis ne demande pas le consentement de la Personne concernée pour utiliser ces cookies car ils sont strictement nécessaires au bon fonctionnement du Site.
Cookies utilisés à des fins non strictement nécessaires. Magnetis ne stockera ou lira sur le périphérique de la Personne concernée les cookies non strictement nécessaires et traitera les Données à caractère personnel associées (ou autorisera ses partenaires à le faire) que si la Personne concernée a donné et non retiré votre consentement.
Comment fournir votre consentement pour les cookies non strictement nécessaires. Lors de la première visite sur le Site, une invitation est lancée aux fins de consentement relatif aux cookies non strictement nécessaires. La Personne concernée peut tous les accepter en sélectionnant « Ok pour moi » ou les refuser en sélectionnant « Non merci ».
Il est également possible de consentir spécifiquement pour chaque finalité distincte en cliquant sur le pop-up jaune en bas à gauche de l’écran.
Lorsque la Personne concernée accepte ou refuse le dépôt de cookies, un cookie est déposé sur son terminal pour une durée de 6 mois afin que Magnetis enregistre son choix. Si la Personne concernée supprime ce cookie, il ne sera plus possible de l’identifier comme ayant accepté ou refusé l’utilisation de cookies. Par conséquent, le choix concernant les cookies sera à nouveau proposé lors de sa prochaine visite du Site.
Il est précisé que le simple fait de continuer la navigation sans cliquer sur l’une des options proposées par ce bandeau Cookies s’apparente à un refus de consentement.
En cas de refus de consentement pour les cookies non strictement nécessaires, aucun cookie ne sera déposé et Magnetis ne traitera aucune Donnée à caractère personnel y afférente.
Toute utilisation d’un cookie ou d’une Donnée à caractère personnel associée antérieure au retrait du consentement sera valide et légale.
Conséquences du refus / retrait du consentement aux cookies. Si la Personne concernée refuse ou retire son consentement quant à l’utilisation de cookies non strictement nécessaires, la fonctionnalité ou les fonctionnalités correspondantes du Site peuvent ne pas fonctionner correctement, voire pas du tout. L’utilisation des fonctionnalités centrales du Site ne sera toutefois pas affectée.
Si la Personne concernée désactive les cookies essentiels (ou tous les cookies) en utilisant les paramètres de son navigateur Internet, une ou plusieurs fonctions et fonctionnalités centrales du Site, y compris celles destinées à garantir que la visite est sûre et sécurisée, ne fonctionneront pas correctement, voire pas du tout.
6.3 Gestion des cookies
La Personne concernée peut gérer et modifier à tout moment l’utilisation des cookies suivant les possibilités rappelées ci-après :
- directement sur le Site, via le Centre de gestion des cookies, accessible à tout moment sur toutes les pages du Site en cliquant sur le pop-up jaune en bas à gauche de l’écran ; ou
- à partir du navigateur Internet ; ou
- de plateformes d’opposition.
Centre de gestion des cookies. Le Centre de gestion des cookies est un module qui permet de choisir les cookies que la Personne concernée souhaite accepter ou refuser sur le Site. À tout moment, en cliquant ici, la Personne concernée peut accéder au Centre de gestion des cookies.
Paramétrage du navigateur Internet. La Personne concernée peut configurer son navigateur Internet de manière à ce que des cookies soient enregistrés dans son terminal ou qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur. La Personne concernée peut également régulièrement supprimer les cookies de son terminal via le navigateur Internet.
La configuration de chaque navigateur Internet est différente. A titre d’exemples :
- pour Internet Explorer™ ;
- pour Safari™ ;
- pour Chrome™ ;
- pour Firefox™ ;
- pour Opera™.
Toutefois, en paramétrant le navigateur pour refuser les cookies, certaines fonctionnalités, pages et espaces du Site, qui nécessitent l’utilisation de cookies, ne seront pas accessibles, ce dont Magnetis ne saurait être responsable.
Plateformes d’opposition. Plusieurs plateformes de professionnels de la publicité offrent également la possibilité de refuser ou d’accepter des cookies utilisés par les sociétés qui en sont adhérentes. Ces mécanismes centralisés ne bloquent pas l’affichage des publicités mais empêchent seulement l’installation de cookies permettant d’adapter les publicités à vos centres d’intérêts et comportements.
La Personne concernée peut par exemple se connecter sur le site www.youronlinechoices.com afin d’interdire l’installation de ces cookies sur son terminal. Ce site est proposé par les professionnels de la publicité digitale regroupés au sein de l’association européenne EDAA (European Digital Advertising Alliance) et géré en France par l’Interactive Advertising Bureau France.
La Personne concernée pourra ainsi connaître les entreprises inscrites à cette plateforme et qui offrent la possibilité de refuser ou d’accepter les cookies qu’elles utilisent pour adapter, selon les données qu’elles collectent, les publicités susceptibles d’être affichées sur le navigateur.
Cette plateforme européenne est partagée par des centaines de professionnels de la publicité sur Internet et constitue une interface centralisée permettant d’exprimer un refus ou une acceptation des cookies.
7. Droits des personnes concernées
7.1 Énoncé des droits
Conformément à la Règlementation applicable, les Personnes Concernées sont investies des droits suivants s’agissant de leurs données à caractère personnel :
- Un droit de demander à Magnetis confirmation que des données les concernant sont traitées, d’obtenir des informations sur les caractéristiques de ces Traitements, d’accéder à ces données et d’en demander une copie (droit d’accès et de copie) ;
- Un droit de faire rectifier ou de compléter toute donnée les concernant qui serait erronée ou obsolète (droit de rectification) ;
- Un droit de retirer leur consentement à tout moment à la condition que le Traitement concerné soit exclusivement fondé sur cette base légale (droit au retrait du consentement) ;
- Un droit de s’opposer au Traitement de leur Données à caractère personnel pour des raisons tenant à leur situation particulière et d’obtenir leur effacement, auquel cas Magnetis fera droit à cette demande sauf si le Traitement est justifié par des motifs légitimes et impérieux (droit d’opposition pour motif légitime et droit à l’effacement) ;
- Un droit d’obtenir la limitation du Traitement temporairement en cas de demande de rectification ou d’opposition pour motif légitime le temps que Magnetis analyse la demande, ce qui signifie en pratique que les Données à caractère personnel sont conservées, mais que Magnetis ne peut les traiter (droit à la limitation) ;
- Un droit à la portabilité de Données, c’est-à-dire un droit d’obtenir de la part de Magnetis la restitution des Données à caractère personnel qu’elles ont communiquées dans un format d’usage courant dès lors que le Traitement est automatisé et fondé sur le consentement ou sur l’exécution d’un contrat ;
- Un droit de formuler des directives relatives au Traitement de leurs données après leur décès et de demander à Magnetis de conserver, effacer ou communiquer leurs données à un tiers expressément désigné, étant précisé que dès lors que Magnetis a connaissance du décès d’une Personne Concernée et à défaut d’instructions de sa part, elle s’engage à détruire ses Données à caractère personnel, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale (droit post mortem) ;
- Un droit d’introduire une plainte auprès de la CNIL.
7.2 Modalités d'exercice des droits
Lorsque la Personne Concernée souhaite exercer l’un des droits précités, elle peut contacter Magnetis par courrier à l’adresse suivante : Magnetis – Demande d’exercice de droits RGPD – 47 rue de Bitche 92400 Courbevoie ; ou par email à l’adresse suivante : delegueprotectiondonnees@magnetis.fr
La demande de la Personne Concernée doit émaner de cette dernière exclusivement (sauf mandat donné à un tiers en bonne et due forme) et être la plus claire et exhaustive possible afin de permettre à Magnetis d’y répondre dans les meilleurs délais, compris entre un et trois mois selon son niveau de complexité.
Magnetis pourra éventuellement demander à la Personne Concernée de compléter sa demande si elle n’est pas suffisamment précise, si le droit qu’elle souhaite exercer n’est pas facilement identifiable ou si elle ne parvient pas à établir son identité, auquel cas Magnetis peut être amenée à lui demander de fournir des informations complémentaires et notamment un justificatif d’identité, qui serait supprimé dans les plus brefs délais après vérification de son identité.
En outre, Magnetis ne sera pas tenue de répondre à la demande de la Personne Concernée si elle présente un manifestement infondé ou excessif, et notamment si elle formule des demandes répétitives ou trop complexes à traiter qui auraient pour objet ou pour effet de déstabiliser les activités de Magnetis.
8. Sécurité
Magnetis met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de sécurité qu’elle estime appropriées pour préserver la confidentialité et la sécurité des Données à caractère personnel qu’elle traite et lutter contre leur destruction, perte, altération ou divulgation non autorisées.
À titre, d’exemple, les mesures suivantes ont été mises en place par Magnetis et sont documentées dans un plan d’assurance sécurité :
- Hébergement des Données à caractère personnel sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne sur le sol d’un pays membre ;
- Sensibilisation des membres de son personnel amenés à traiter les Données des Personnes Concernées notamment par l’intermédiaire d’une Charte relative à l’utilisation des données et des ressources informatiques de l’entreprise ;
- Dispositifs d’authentification des utilisateurs avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe robustes, confidentiels et fréquemment modifiés ;
- Procédure de gestion des habilitations (définition et revue des profils d’habilitations selon le profil des utilisateurs de son système d’information, suppression des accès obsolètes) ;
- Dispositifs de traçage des accès, journalisation des connexions, gestion des incidents et le cas échéant chiffrement de certaines Données à caractère personnel ;
- Mise en œuvre régulière d’audits internes et le cas échéant tests de pénétration différenciés permettant de contrôler et évaluer l’efficacité des mesures de sécurité mises en place ;
- Sécurisation physique des locaux (codes, clés et badges d’accès) et des postes de travail (verrouillage automatique des sessions, antivirus et pare-feu).
Lorsque Magnetis recourt à des sous-traitants, soit des prestataires à qui elle a délégué tout ou partie d’un Traitement et qui traitent les Données à caractère personnel des Personnes Concernées conformément à ses instructions, Magnetis s’engage à leur demander des garanties de sécurité analogues à celles qu’elle met en œuvre pour protéger leurs Données à caractère personnel et se réserve le droit de procéder à un audit auprès d’eux afin de s’assurer du respect de leurs obligations.
En cas de Violation de données, Magnetis s’engage à notifier la CNIL dans les conditions prescrites par la Règlementation Applicable et, si ladite violation fait peser un risque élevé sur les Personnes Concernées, à les en aviser et à leur communiquer le cas échant les informations et recommandations nécessaires.
9. Transferts de données hors de l'Union Européenne
Pour les besoins de son activité, Magnetis se réserve la possibilité de transférer certaines Données à caractère personnel hors de l’Union européenne, dans l’hypothèse par exemple du recours à un Sous-traitant dont les data centers seraient situés hors de l’Union européenne.
Si le pays destinataire des Données à caractère personnel ne bénéficie pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne et qu’il ne présente pas un niveau de protection adéquat des données, Magnetis prend les engagements suivants :
- Adopter des garanties appropriées en matière de protection des données, et notamment Signer et appliquer la dernière version des Clauses contractuelles types de la Commission européenne adoptées par une décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission du 4 juin 2021 relative aux clauses contractuelles types pour le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers en vertu du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil
- Évaluer la législation du pays destinataire en matière de protection des données et, au cas où cette évaluation viendrait à démontrer que la législation compromet l’efficacité des clauses contractuelles type, adopter des mesures complémentaires de protection et de sécurité de façon à protéger les Données à caractère personnel transférées.
10. Mise à jour de la présente politique
Magnetis est susceptible de modifier, compléter ou mettre à jour à tout moment la présente politique pour tenir compte d’une évolution légale, règlementaire et/ou jurisprudentielle, d’une modification des caractéristiques des Traitements ou de la mise en œuvre d’un nouveau Traitement.
11. Contact
Les Personnes Concernées peuvent adresser à Magnetis toute question ou réclamation relative à la présente politique ou lui faire part de recommandations ou de commentaires relatifs à cette dernière par écrit aux coordonnées suivantes :
Par courrier : Magnetis – Demande RGPD – 47 rue de Bitche 92400 Courbevoie
Par email : delegueprotectiondonnees@magnetis.fr